Как эффективно сочетать лучшее в человеке и технологиях

Результаты опроса AIPM, KPMG и IPMA «Будущее проектного управления: глобальный обзор», основанного на ответах 500 участников из 57 стран и разных отраслей, показывают, что будущее управления проектами напрямую зависит от скорости реагирования на вызовы быстро меняющегося мира.

Компании генерируют большой объем данных, руководители уже не могут удержать в голове всю информацию. Мы не успеваем планировать в реальном времени: поступают срочные задачи на продукцию или услугу, меняются приоритеты уже запланированных заказов, исполнители опаздывают или не выходят на работу, оборудование ломается или встает на профилактический ремонт. Руководителю могут помочь решения на базе искусственного интеллекта.

71% организаций, принимавших участие в упомянутом исследовании, сообщили об использовании специального ПО для улучшения управления и контроля за программами и проектами. В 51% компаний применяются дополнительные инструменты для совместной работы и реализации проектов. И только 8% команд по всему миру заявили, что используют ИИ для поддержки своих проектов.

Сегодня уже появились программы для реализации проекта, в которых можно задать матрицу требований с множеством критериев, продукт на базе искусственного интеллекта построит оптимальное решение. Изменить приоритет задачи, сбалансировать план, изменить даты поставок, скорректировать затраты по финансам и человеческим ресурсам в реальном времени — это работа с большими данными, с ней ИИ справляется лучше человека.

Системы не только подсказывают, но и сами принимают решения. Такие продукты позволяют поддержать проект на всем цикле его существования — от подписания договора и контроля за исполнением обязательств до учета рисков и их предотвращения. После каждого завершенного этапа система автоматически заносит извлеченные уроки и использует их в следующих шагах.

Я могу рассказать про кейс с использованием программы на основе ИИ для РКК "Энергия". В компании работают сотрудники с высокими ставками и компетенциями, им неинтересно решать конструкторские задачи с документацией, а для компании это дорого. У молодых специалистов не хватало опыта работы с такой документацией.

Оптимальные управленческие решения для этой команды предложила программа SmartProjects. В нее загрузили информацию о всех сотрудниках, опыте, компетенциях и реализуемых проектах, на основании этих данных программа сформировала команду — молодые решали задачи, а опытные вели надзор и проверку.

Старшее звено получило признание, смогло поделиться опытом и обучить новые кадры, освободилось время для решения более серьезных задач. Новичкам достались знания, инструкции и возможность реализовать себя. Расходы компании на задачу стали минимальными, а качество работы повысилось. Системы такого типа прозрачны, все сотрудники видят свои задачи, комментарии к ним, необходимое время для их решения и планируют свои доходы.

Рассмотрим все стадии проекта: инициация, планирование, реализация и завершение, чтобы понять необходимые для современного руководителя компетенции. Однозначно инициация проектов — процесс, который не выполнит машина, но с ним справится человек. Поэтому сейчас руководителям необходимо развивать креативность и умение синтезировать новые идеи, понимать бизнес-процессы и искать нетривиальные решения, а всю рутинную работу оставить ИИ.

В планировании, когда нужно построить различные сценарии развития проекта, машина более точно просчитает все планы, свяжет их между собой с учетом текущих ресурсов и сотрудников, посчитает риски и выберет оптимальный путь.

В процессе реализации тоже поможет IT-решение, оно выдаст нужную информацию о текущих процессах и соответствии плану, поставит задачи, отправит нужные уведомления, проконтролирует выполнение, проинформирует о расхождении с финансовым планом и проанализирует причины отклонений.

Сложность принятия решений растет: много неопределенности, разных факторов, высокая связность — одно решение влияет на другое, трудный просчет последствий ввиду большого числа опций. Именно на стадии реализации ИИ станет хорошим помощником руководителя — он посчитает все факторы и сценарии. Менеджеру проекта нужно уметь оперативно, гибко и точно принимать решения по событиям. А анализ результатов по завершении проекта машина сделает даже лучше человека.

При реализации проектов, я понял, что в процессе перехода компании на цифровые решения большая нагрузка ложится именно на руководителя. Масштабные изменения влекут за собой ответственность и необходимость администрирования всех процессов, компетенции топ-менеджеров расширяются.

Исследование «Будущее проектного управления: глобальный обзор» показало, какие навыки ожидают от руководителей проектов:

• 34% — лидерские качества, инициация внедрения изменений в компанию, открытость инновациям;
  
• 30% — навыки сложной коммуникации и медиация конфликтных ситуаций;
  
• 26% — передача полномочий;
  
• 26% — навыки коммуникации, презентации, мотивации;
  
• 20% — преподавание, наставничество и обмен знаниями. преподавательские навыки, умение быть наставником и передавать знания.
  
  

Умение выстраивать коммуникации — еще один навык, актуальный сейчас и востребованный в будущем. Я замечаю, что руководители уделяют мало внимания качественному взаимодействию и выстраиванию отношений со стейкхолдерами. В управлении проектами важно уметь определять все заинтересованные стороны и уметь находить баланс, сократить отрицательное влияние и усилить поддержку проекта с их стороны. Не менее важно уметь выстраивать общение в команде, раскрывать таланты сотрудников и создавать условия для использования знаний и навыков.

Основные моменты, на которых стоит сосредоточиться руководителю при внедрении ИИ-проектов таковы:

1. Автоматизируйте процессы организации и организуйте сбор данных, которыми впоследствии будут оперировать IT-решения.
   
2. Проанализируйте и структурируйте методы управления активами: ресурсами, кадрами, компетенциями.
   
3. Доверьте принятие решений искусственному интеллекту.