Выстраиваем системную работу по управлению проектами в вузах

Запуск программ развития, появление новых проектов в современном университете
До 2015 года основными объектами управления в университете были три базовых процесса: образование, исследования, инновации. С 2015 года, особенно в 2021 году, вместе со стартом программы «ПРИОРИТЕТ-2030» возросло количество объектов, которыми нужно управлять, и их сложность. Как только элементом конкурентоспособности вуза стала его программа развития, вузы начали задумываться о проектном управлении более серьезно.

В университетах появляются такие объекты управления, как стратегические проекты и сквозные процессы. И это не случайно, ведь изменения в проектной и операционной деятельности требуют изменений и в сквозных процессах — финансовой политике, кадровой политике, политике приема, воспитательной работе.

Увеличение количества и сложности проектов
Когда вы управляете, скажем, двумя или пятью проектами, вы знаете всех стейкхолдеров и понимаете, как управлять ими. Но как только проектов становится больше, когда в них становится больше стейкхолдеров, когда в проектах заинтересованы регионы, территории, индустриальные партнеры, и если у сотрудников отсутствуют компетенции в области управления проектами, то это становится неуправляемой системой.

Кроме того, можно выделить и другие причины: увеличение горизонтов планирования, необходимость одновременно управлять проектами на стратегическом и тактическом уровнях, потребность в эффективности коммуникаций и развитии человеческого капитала вуза в сфере проектного управления.

В университете появляется группа людей, которая прошла обучение в сфере проектного управления и готова запустить трансформационные проекты. Они писали программу развития вуза и понимают, что происходит. В процентном соотношении от всех сотрудников университета эта группа составляет около 1%, остальные 99% сотрудников университета ничего про это не знают. Между этими двумя группами возникает конфликт, который невозможно избежать. Чтобы этот конфликт был продуктивен и мог стать следующим шагом развития вуза на пути к критериям успешности, необходимо подходить к управлению проектами в вузе системно.

Корпоративная система управления проектами включает в себя много элементов. Это и обученный персонал, и нормативно-правовая база, и информационная система ведения проектов, направленная на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации.

Составляющие внедрения системы управления проектами
1. Подготовка персонала, обучение, изменение способа мышления, мотивация.
2. Построение оргструктуры проектного офиса, встраивание его в структуру университета.
3. Внедрение процессов: методология и документационное обеспечение.
4. Внедрение информационной системы.

Ошибочно полагать, что организовать проектный офис — это то же самое, что и внедрить корпоративную систему управления проектами. Проектный офис — это лишь один из элементов системы управления проектами. Проектные офисы также отличаются друг от друга в зависимости от сложности. Например, сравните: проектный офис для оптимизации существующих процессов и проектный офис специального типа, направленный на реализацию инновационных проектов или на развитие региона.

Внедрение корпоративной системы управления проектами — само по себе крупный проект, в котором вузу может потребоваться внешняя помощь.

Мы помогаем вузам внедрить корпоративную систему управления проектами: создаем уникальную, кастомизированную программу внедрения, помогаем внедрить изменения, имеем опыт и компетенции для работы с университетами.

Проводим аудит проектов и аутсорсинг управления проектами, программами и портфелями проектов и программ
Оцениваем уровень зрелости системы управления проектами, консультируем по вопросам создания автоматизированного мониторинга проектов, проводим аудит бизнес-процессов и регламентов управления.

Помогаем в разработке стандартов
Внедряем единую методологию ведения проектов, программ и портфелей проектов и программ, создаем нормативно-правовые акты для проектного офиса, описываем изменяющиеся бизнес-процессы, готовим шаблоны документов, отчетов, правил проведения совещаний.

Обучаем сотрудников
Разрабатываем и внедряем регламенты, проводим обучение сотрудников и топ-менеджмента, тестируем на практике разработанные документы, проводим тестирование по итогам обучения сотрудников.

Помогаем создать и внедрить систему проектной мотивации сотрудников
Создаем систему стимулирования на базе KPI, анализируем текущую систему, разрабатываем положение о мотивации для участников проекта, формируем алгоритм расчета показателей для конкретных должностей, ролей.

Сокращение сроков и бюджетов
Задачи выполняются быстрее, а проекты укладываются в плановые бюджеты.

Повышение мотивации и вовлеченности персонала
Каждый сотрудник знает, как действовать, и мотивирован на достижение результата.

Отдача инвестиций и снижение рисков
Повышение ROI проектов за счет балансировки портфеля проектов, планирования, мониторинга и контроля рисков.

Прозрачность отчетов по всем проектам
Понятная статистика по финансовым и временным затратам по всем проектам, которую видят все заинтересованные лица.

Настроенная система управления проектами дает возможность университету участвовать в других проектах, программах, грантах.