Кейс: внедряем корпоративную систему управления проектами в НГТУ

Рассказываем, как помогали внедрить корпоративную систему управления проектами в Новосибирском государственном техническом университете: проводили экспертизу, проектные сессии, тренинг по проектному управлению, сопровождали Проектный офис НГТУ.

Даты реализации проекта: март — декабрь 2022.
Контекст
«В нашем университете и в прошлые годы, и в последнее время реализуется большое количество разных проектов – это научные гранты, внедрение новых образовательных программ, проведение организационных изменений и др. – вся эта деятельность планируется с определенным результатом, для нее выделяются ресурсы и создаются команды, то есть имеет проектный формат. Но когда вуз получил государственную поддержку как участник Программы академического лидерства «ПРИОРИТЕТ-2030», стало очевидным, что достижение заявленных амбициозных целей стратегического развития на ближайшее десятилетие невозможно без системного подхода в управлении таким разнообразием большого количества проектов.

Важным в настройке процессов проектного управления, на наш взгляд, было учесть накопленный опыт, взять самые лучшие и действенные проектные практики, и через новые правила, процедуры, процессы создать новые смыслы и целеполагание этой деятельности для более успешной, сфокусированной и продуктивной реализации проектов.

На самом деле, факторов, тормозящих эффективную проектную деятельность, можно перечислить несколько, но самым важным, на наш взгляд, является недостаточно эффективные внутренние и внешние коммуникации в контексте достижения общих целей: «историческая» разобщенность факультетов и структур, недостаточный опыт взаимодействия с внешним окружением (партнерами и заказчиками)».

Кислицына Ольга, руководитель проектного офиса НГТУ.
Внедрение корпоративной системы управления проектами состоит из пяти этапов
Все этапы включают проектные сессии и еженедельные встречи с командой проектного офиса: в процессе участвуют сотрудники проектного офиса и члены команд стратегических проектов.

1. Аудит и разработка регламентов.
2. Обучение и подготовка участников проектной деятельности.
3. Структурирование портфеля проектов.
4. Настройка системы мониторинга проектной деятельности.
5. Пилотирование внедрения корпоративной системы управления проектами.
Привлечение экспертов Академии управления WINbd
«Внешняя экспертиза – это прежде всего, возможность посмотреть на себя со стороны. И когда ее проводят специалисты с большим опытом работы в области проектного управления, то доверие к полученным оценкам и предлагаемым направлениям решений гораздо больше. Кроме того, экспертная поддержка опытных профессионалов существенно ускоряет процесс трансформации в масштабах всего вуза и повышает вероятность достижения желаемых результатов.

Выбор поставщика был очевиден – прошлый успешный опыт сотрудничества с компанией WINbd, авторитет специалистов компании».

Кислицына Ольга, руководитель проектного офиса НГТУ.
Мероприятия этапов
Проектная сессия «Аудит системы управления проектами организации»
Аудит помог оценить текущее состояние системы управления проектами НГТУ, выявить точки развития, сформировать план по настройке и внедрению корпоративной системы управления проектами.

Результаты
  • Сформированы цели и план экспертного сопровождения.
  • Проведен обзор сервиса для ведения проектов организации.
  • Определена и выделена команда проектного офиса.

Сессия прошла очно 17-18 марта, в ней участвовали 11 человек: топ-менеджмент ВУЗа, руководители стратегических проектов, главный бухгалтер, руководитель планово-финансового отдела, Проектный офис НГТУ.
Проектная сессия «Управление портфелем проектов организации»
Проектная сессия помогла совместно определить рамку проектного управления в НГТУ и подобрать инструменты управления портфелем проектов с учетом особенностей стратегических приоритетов вуза, имеющихся практик и накопленного опыта.

Результаты
  • Участники изучили механизмы внедрения системы управления проектами.
  • Участники сформировали и упаковали пилотные проекты, на которых будет отрабатываться регламент управления проектами.
  • Оценили распределение проектов по типам.
  • Выявили дальнейшие шаги по настройке корпоративной системы управления проектами (КСУП)

Сессия прошла очно 28-29 марта, в ней участвовали 17 человек: топ-менеджмент ВУЗа, руководители стратегических проектов, главный бухгалтер, руководитель планово-финансового отдела, руководители политик ВУЗа, Проектный офис НГТУ.
Тренинг «Проектное управление для руководителей проектов: базовый»
Тренинг познакомил руководителей и администраторов проектов с основами проектного управления по всему жизненному циклу проекта: от инициации и разработки плана до исполнения всех проектных задач и завершения проекта.

Результаты
  • Участники получили знания об основах управления проектами: как стартовать проект, как спланировать содержание проекта и ресурсы проекта, осуществить контроль реализации и завершение проекта.
  • Участники рассмотрели ключевые положения управления бюджетом, рисками, персоналом, взаимодействием и качественными показателями результата проекта.
  • Участники познакомились с составом и структурой основных документов проекта.
  • Особое внимание уделено вопросам реализации полученных знаний в корпоративной системе управления проектами: команды участников во время тренинга работали со своими проектами, совершенствуя процессы и процедуры управления.

Тренинг прошел онлайн 13-19 мая, в нем участвовали 40 человек, участники команд проектов и стратегических проектов: кураторы, руководители и администраторы.
Проектная сессия по сборке трансформационного проекта НГТУ — «NETI Space»
В процессе проектной сессии участники разрабатывали проекты развития университета в контексте городской политики и городской среды

Результаты
  • Скоординированы исследовательские и проектные группы участников проектов развития университета.
  • Определены точки роста взаимодействия университета и города; разработаны концепции проектов, влияющих на развитие городской среды.
  • Определены стейкхолдеры, механизмы реализации и планы реализации конкретных проектов развития.

Проектная сессия прошла очно 24-25 мая, в ней участвовали 28 человек, участники команд проектов и стратегических проектов: топ-менеджмент ВУЗа, руководители отделов университета, Проектный офис НГТУ, а также основные стейкхолдеры, внешние участники проектной сессии.
Сопровождение Проектного офиса НГТУ
В рамках сопровождения Проектного офиса НГТУ Академия управления WINbd проводит еженедельные встречи.

На этих встречах проходит разработка необходимой проектной документации, положения о проектной деятельности, положения о проектном офисе, регламентов, мониторится состояние системы управления проектами Проектного офиса и вуза, планируются и корректируются дальнейшие шаги по внедрению КСУП в НГТУ.

Эксперт сопровождения — Кизеев Вениамин Михайлович, член совета директоров Академии управления WINbd, партнер стартап-студии «Открытые инновации», член правления ассоциации управления проектами «СОВНЕТ», к.э.н., EMBA, сертифицированный управляющий проектами IPMA Level A.
Как проходило внедрение: что далось легко, а что сложно, какая была реакция сотрудников
«Мы еще находимся на стадии внедрения. Легко принимаются инициативы простые и понятные. Люди не сопротивляются тем правилам, которые создаются вместе с ними, с их участием. Сложно проходит переход на более детальное планирование и администрирование деятельности. Привычная вузовская практика – горизонт планирование в семестр. Также вызывает много вопросов и требует разъяснений ролевая модель в проектах. Большинство участников – это ученые и инженеры. Вопросы администрирования, разного рода внешних коммуникаций, а также функционал по сопровождению создаваемых разработок – это требует наличия в команде соответствующих компетенций и специалистов. Не всегда это было очевидно на старте проекта. Сейчас люди постепенно переходят от должностей к проектным ролям и соответствующему планированию задач. И, на наш взгляд, медленнее, чем хотелось бы, принимается коллективами проектов практика работы с информационным сервисом по управлению проектами. Это прежде всего связано с необходимостью обучаться новому цифровому инструменту. Поэтому большой блок работы проводится с командами по освоению и «выработке привычки» работать в этой среде».

Кислицына Ольга, руководитель проектного офиса НГТУ.
Вебинар «Внедрение корпоративной системы управления проектами в университете. Опыт НГТУ»
4 октября, 13:00 МСК
онлайн, участие бесплатное

Приглашаем на совместный вебинар Академии управления WINbd и НГТУ. На вебинаре НГТУ поделится своим опытом внедрения корпоративной системы управления проектами.

Тезисы вебинара
— Предпосылки: почему НГТУ решил внедрить систему корпоративной системы управления проектами и привлечь внешнюю экспертизу
— Опыт: как происходит внедрение корпоративной системы: этапы, особенности, обучение сотрудников и трансформация культуры
— Промежуточные результаты внедрения и дальнейшие планы

Спикеры вебинара
Марина Валентиновна Хайруллина, проректор по инновациям и развитию НГТУ.
Ольга Анатольевна Кислицына, руководитель проектного офиса НГТУ.
Показать больше новостей