Кейс: внедряем корпоративную систему управления проектами в НГТУ

«В нашем университете и в прошлые годы, и в последнее время реализуется большое количество разных проектов – это научные гранты, внедрение новых образовательных программ, проведение организационных изменений и др. – вся эта деятельность планируется с определенным результатом, для нее выделяются ресурсы и создаются команды, то есть имеет проектный формат. Но когда вуз получил государственную поддержку как участник Программы академического лидерства «ПРИОРИТЕТ-2030», стало очевидным, что достижение заявленных амбициозных целей стратегического развития на ближайшее десятилетие невозможно без системного подхода в управлении таким разнообразием большого количества проектов.

Важным в настройке процессов проектного управления, на наш взгляд, было учесть накопленный опыт, взять самые лучшие и действенные проектные практики, и через новые правила, процедуры, процессы создать новые смыслы и целеполагание этой деятельности для более успешной, сфокусированной и продуктивной реализации проектов.

На самом деле, факторов, тормозящих эффективную проектную деятельность, можно перечислить несколько, но самым важным, на наш взгляд, является недостаточно эффективные внутренние и внешние коммуникации в контексте достижения общих целей: «историческая» разобщенность факультетов и структур, недостаточный опыт взаимодействия с внешним окружением (партнерами и заказчиками)».

Кислицына Ольга, руководитель проектного офиса НГТУ.

«Внешняя экспертиза – это прежде всего, возможность посмотреть на себя со стороны. И когда ее проводят специалисты с большим опытом работы в области проектного управления, то доверие к полученным оценкам и предлагаемым направлениям решений гораздо больше. Кроме того, экспертная поддержка опытных профессионалов существенно ускоряет процесс трансформации в масштабах всего вуза и повышает вероятность достижения желаемых результатов.

Выбор поставщика был очевиден – прошлый успешный опыт сотрудничества с компанией WINbd, авторитет специалистов компании».

Кислицына Ольга, руководитель проектного офиса НГТУ.

«Мы еще находимся на стадии внедрения. Легко принимаются инициативы простые и понятные. Люди не сопротивляются тем правилам, которые создаются вместе с ними, с их участием. Сложно проходит переход на более детальное планирование и администрирование деятельности. Привычная вузовская практика – горизонт планирование в семестр. Также вызывает много вопросов и требует разъяснений ролевая модель в проектах. Большинство участников – это ученые и инженеры. Вопросы администрирования, разного рода внешних коммуникаций, а также функционал по сопровождению создаваемых разработок – это требует наличия в команде соответствующих компетенций и специалистов. Не всегда это было очевидно на старте проекта. Сейчас люди постепенно переходят от должностей к проектным ролям и соответствующему планированию задач. И, на наш взгляд, медленнее, чем хотелось бы, принимается коллективами проектов практика работы с информационным сервисом по управлению проектами. Это прежде всего связано с необходимостью обучаться новому цифровому инструменту. Поэтому большой блок работы проводится с командами по освоению и «выработке привычки» работать в этой среде».

Кислицына Ольга, руководитель проектного офиса НГТУ.