Внедрение проектного офиса в СурГУ

1. Формирование дорожной карты внедрения системы УП
Мы провели проектную сессию в процессе которой коллеги из СурГУ сформировали дорожную карту внедрения системы управления проектами.

Итоги
— Разработали укрупненный план внедрения системы УП
— Оценили сроки, стоимость и риски
— Выстроили связь между стратегическими задачами университета и системой управления проектами
— Сформировали внутреннюю типологию проектов.

2. Обучение сотрудников
Подготовили около 100 сотрудников университета к эффективной работе над проектами.

Составляющие обучения
— Подготовка к сертификации по стандартам IPMA/СОВНЕТ для сотрудников проектного офиса, руководителей и команд проектов.
— Проектная сессия по внедрению регламента организации работы проектного офиса.
— Образовательная сессия «Введение в управление проектами» для руководителей среднего звена.
— Проектная сессия «Инструменты реализации и мониторинга проектов».

3. Разработка регламента
Регламент проектного офиса — это документ, описывающий правила реализации проектов в университете. В нем подробно расписаны этапы и ответственные от появления идеи до непосредственной реализации.

Регламент разрабатывала команда проектного офиса СурГУ, эксперты Академии управления WINbd проводили аудит разрабатываемой документации, давали свои рекомендации, отвечали на вопросы.

4. Конкурс проектов
Конкурс помогает апробировать регламент и проанализировать, насколько эффективно внедряется управления проектами, а также вовлекает сотрудников в проектную деятельность. Всего участники предложили: 65 проектов, направленных на реализацию стратегии развития университета. Часть из них утвердили и допустили к реализации, а часть отправили на доработку в соответствии с уже разработанным регламентом управления проектной деятельностью СурГУ.

В конкурсе участвовали также сотрудники, которые не проходили обучение на предыдущих этапах, была заметна разница в компетенциях, поэтому руководство СурГУ предложило провести обучение и для них.

— Обучили 100 руководителей университета на разных уровнях. Теперь в проектном офисе вуза есть квалифицированный персонал, понимающий свою роль и ответственность, мотивированный и эффективно взаимодействующий в системе управления проектами.

— Разработали единый стандарт управления проектами, учитывающий специфику СурГУ. Теперь все проекты ведутся в едином формате, появились унифицированные процедуры инициации, планирования, организации, контроля исполнения и завершения проектов и программ.

— Сотрудники университета предложили более 65 различных проектов для развития университета, 6 из них выбрали для дальнейшей реализации. Эксперты WINbd помогли запустить их.

Внедрение системы управления проектами

Система управления проектами включает
1. Обученный персонал на разных уровнях управления.
2. Нормативно-правовая база: регламенты взаимодействия и мотивационные компоненты.
3. Информационная IT-система для ведения проектов.