Настройка системы управления проектами в ТюмГУ

ТюмГУ обратился в Академию управления WINbd для внедрения профессиональной системы управления проектами. Университет активно развивается, проектов становится все больше. Только в рамках программы "Приоритет-2030" ТюмГУ реализует 5 стратегических проектов. Такое развитие формирует запрос на системную деятельность с проектами.

— Университет запускает разнообразные проекты: научные, организационные, цифровые — важно, чтобы руководители проектов выбирали верные подходы.
— Разнообразие проектов может стать основной для синергии, важно искать такие возможности.
— В университете появляются новые элементы управления: программы, портфели проектов, необходимо грамотно их балансировать.
— Руководители проектов получают больше ответственности, потому что топ-менеджмент не успевает следить за всеми.
— Для развития университета необходимо изменить организационную структуру: переходить от иерархии к матричному формату — для это необходимо развивать управленческие компетенции у команд университета.
— Большой объем бюджета университетов сейчас находится в проектной деятельности, важно уметь управлять ею грамотно.

Университет с высокой динамикой развития

ТюмГУ развивается очень быстро, здесь ценится лидерство и готовность сделать личный вклад, готовность к внешней экспертизе и поиске недостающих компетенций. Это огромный плюс при внедрении корпоративных систем управления проектами, потому что внутренняя среда готова к изменениям. ТюмГУ предстоит большая работа по внедрению системы управления проектами, но сама скорость внедрения тут в 2-3 раза быстрее обычной. ТюмГУ необходимо было обучить команду, разработать документацию по управлению проектами в университете, запустить работу управляющего совета, запустить сопровождение проектов со стороны проектного офиса, провести разработку концепций отдельных проектов.

Аудит

Академия управления WINbd провела аудит текущего состояния управления проектами, он прошел в формате диалога с руководителем каждого стратегического проекта, руководителем программы развития университета и руководителем проектного офиса. Также мы провели аудит единой технологической платформы, он прошел в формате диалога с заведующими лабораторий и научных направлений с непосредственным посещением лабораторий. В нем также участвовали руководители стратегических проектов, руководитель и сотрудники проектного офиса.

Вот некоторые из аспектов, которые мы оценивали во время аудита
— Стратегическое планирование, целеполагание стратегического проекта.
— Наличие кураторов проектов, функционал в оргструктуре.
— Наличие у руководителя проекта времени заниматься портфелем проектов.
— Управление коммуникациями и командой: собрания, коммуникация руководителей проектов для обмена опыта и синергии.
— Согласование в действиях руководства университета и директоров институтов: операционными проектами занимаются директора институтов и других структурных подразделений, новыми проектами занимаются проректора.
— Идентификация заинтересованных сторон и управление заинтересованными сторонами: особое внимание проектам и мероприятиям в рамках портфеля проектов.
— Управление качеством: отсутствие единой картины и мониторинга по проектам и подпроектам.
— Развитие команды: кадровый потенциал, система стимулирования.
— Управление содержанием: наличие границ проектов, понимание жизненного цикла проекта.
— Управление командой: повышение квалификации, ликвидация пробелов в теории управления проектами у руководителя проектов.
— Наличие локально-нормативных актов: положение о проектной деятельности, регламентов, инструкций.
— Наличие ИТ-система для планирования, сбора и хранения информации.

Воплощение дорожной карты

На основе аудита текущего состояния управления проектами в университете мы составили план для достижения целей, дорожную карту.

— Проектный офис университета совместно с Академией управления WINbd разработали локальные нормативные акты: положение о проектной деятельности в университете, положение об управляющем совете, шаблоны паспорта проекта, механизм инициации и мониторинга проектов.
— Команды проектов совместно с проектным офисом и экспертами WINbd заполнили паспорта проектов. Паспорта всех проектов были утверждены на заседании управляющего совета.
— Создан и функционирует на постоянной основе управляющий совет.
— Команды развивают проектную культуру.

Обучение

Мы провели обучение, чтобы подготовить команды университета к успешной реализации проектов: дать необходимую базу для управления проектами, сформировать общий понятийный язык, дать необходимый инструментарий управления проектами в университете.

— Курс "Подготовка к сертификации по стандартам IPMA" для ключевых сотрудников университета и руководителей проектов.
— Базовый тренинг по управлению проектами - для формирования единого информационного поля для участников проектных команд.
— Тренинг по управлению прорывными проектами.
— Проектная сессия «Управление и аудит прорывных проектов».

Результаты на текущий момент

Сейчас в университете появляется система управления проектами: очерчены границы проектов, появляется понятная ответственность, сформированы необходимые организационные структуры и роли. Мы исходим из позиции, что правильно выстроенные процессы предопределяют результат. Так и с управлением проектами, мы видим, что процессы выстроились, и это влияет на проекты: они начинают реализовываться более прозрачно, быстро и предсказуемо.

Изменение корпоративной культуры

В университете повышается уровень управленческой культуры, сотрудники учатся планировать, прогнозировать свою деятельность, предупреждать риски, понимают целостную картину организации, учитывают мнения заинтересованных сторон. Зачастую незаметно, но появляются и новые традиции и нормы поведения, даже те, кто не был готов к изменениям, начинают чувствовать себя уверенно, когда хорошо освоят новые инструменты.

Важно, что управление проектами позволяет мыслить в формате результата, более точно формулировать цели, способы достижения не только для привычных проектов (например, образовательных), но и для проектов новых для университетов типов : инновационных, предпринимательских, инженерных.

Сопровождение

Начиная с марта мы проводим еженедельные консультационные встречи по сопровождению проектного офиса ТюмГУ: обсуждаем задачи, текущую ситуацию, отвечаем на вопросы команд, стимулируем к дальнейшему развитию, обсуждаем возможные шаги.

Роль внешней экспертизы

Привлечение внешних экспертов экономит время и ресурсы университета и всех участников процесса. Академия управления WINd помогает формировать профессиональный стандарт управления проектами, обучить профессиональную команду и запустить процессы.

Правильно выстроенные процессы позволяют планировать и повышать эффективность: организация становится слаженным механизмом, где каждая служба движется согласно заданному ритму, а не хаотично подстраивается под отдельные проекты.