Настройка системы управления проектами в ТюмГУ

ТюмГУ обратился в Академию управления WINbd для внедрения профессиональной системы управления проектами. Университет активно развивается, проектов становится все больше. Только в рамках программы "Приоритет-2030" ТюмГУ реализует 5 стратегических проектов. Такое развитие формирует запрос на системную деятельность с проектами.

— Университет запускает разнообразные проекты: научные, организационные, цифровые — важно, чтобы руководители проектов выбирали верные подходы.
— Разнообразие проектов может стать основной для синергии, важно искать такие возможности.
— В университете появляются новые элементы управления: программы, портфели проектов, необходимо грамотно их балансировать.
— Руководители проектов получают больше ответственности, потому что топ-менеджмент не успевает следить за всеми.
— Для развития университета необходимо изменить организационную структуру: переходить от иерархии к матричному формату — для это необходимо развивать управленческие компетенции у команд университета.
— Большой объем бюджета университетов сейчас находится в проектной деятельности, важно уметь управлять ею грамотно.

ТюмГУ развивается очень быстро, здесь ценится лидерство и готовность сделать личный вклад, готовность к внешней экспертизе и поиске недостающих компетенций. Это огромный плюс при внедрении корпоративных систем управления проектами, потому что внутренняя среда готова к изменениям. ТюмГУ предстоит большая работа по внедрению системы управления проектами, но сама скорость внедрения тут в 2-3 раза быстрее обычной. ТюмГУ необходимо было обучить команду, разработать документацию по управлению проектами в университете, запустить работу управляющего совета, запустить сопровождение проектов со стороны проектного офиса, провести разработку концепций отдельных проектов.

Академия управления WINbd провела аудит текущего состояния управления проектами, он прошел в формате диалога с руководителем каждого стратегического проекта, руководителем программы развития университета и руководителем проектного офиса. Также мы провели аудит единой технологической платформы, он прошел в формате диалога с заведующими лабораторий и научных направлений с непосредственным посещением лабораторий. В нем также участвовали руководители стратегических проектов, руководитель и сотрудники проектного офиса.

Вот некоторые из аспектов, которые мы оценивали во время аудита
— Стратегическое планирование, целеполагание стратегического проекта.
— Наличие кураторов проектов, функционал в оргструктуре.
— Наличие у руководителя проекта времени заниматься портфелем проектов.
— Управление коммуникациями и командой: собрания, коммуникация руководителей проектов для обмена опыта и синергии.
— Согласование в действиях руководства университета и директоров институтов: операционными проектами занимаются директора институтов и других структурных подразделений, новыми проектами занимаются проректора.
— Идентификация заинтересованных сторон и управление заинтересованными сторонами: особое внимание проектам и мероприятиям в рамках портфеля проектов.
— Управление качеством: отсутствие единой картины и мониторинга по проектам и подпроектам.
— Развитие команды: кадровый потенциал, система стимулирования.
— Управление содержанием: наличие границ проектов, понимание жизненного цикла проекта.
— Управление командой: повышение квалификации, ликвидация пробелов в теории управления проектами у руководителя проектов.
— Наличие локально-нормативных актов: положение о проектной деятельности, регламентов, инструкций.
— Наличие ИТ-система для планирования, сбора и хранения информации.

На основе аудита текущего состояния управления проектами в университете мы составили план для достижения целей, дорожную карту.

— Проектный офис университета совместно с Академией управления WINbd разработали локальные нормативные акты: положение о проектной деятельности в университете, положение об управляющем совете, шаблоны паспорта проекта, механизм инициации и мониторинга проектов.
— Команды проектов совместно с проектным офисом и экспертами WINbd заполнили паспорта проектов. Паспорта всех проектов были утверждены на заседании управляющего совета.
— Создан и функционирует на постоянной основе управляющий совет.
— Команды развивают проектную культуру.