Продолжая использовать наш сайт, Вы даете согласие на обработку файлов cookie и пользовательских данных в целях функционирования сайта. Нажимая кнопку «Согласен», Вы подтверждаете то, что Вы проинформированы об использовании cookies на нашем сайте. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.
Согласен

Настройка системы управления проектами в ТюмГУ

ТюмГУ обратился в Академию управления WINbd для внедрения профессиональной системы управления проектами. Университет активно развивается, проектов становится все больше. Только в рамках программы "Приоритет-2030" ТюмГУ реализует 5 стратегических проектов. Такое развитие формирует запрос на системную деятельность с проектами.

— Университет запускает разнообразные проекты: научные, организационные, цифровые — важно, чтобы руководители проектов выбирали верные подходы.
— Разнообразие проектов может стать основной для синергии, важно искать такие возможности.
— В университете появляются новые элементы управления: программы, портфели проектов, необходимо грамотно их балансировать.
— Руководители проектов получают больше ответственности, потому что топ-менеджмент не успевает следить за всеми.
— Для развития университета необходимо изменить организационную структуру: переходить от иерархии к матричному формату — для это необходимо развивать управленческие компетенции у команд университета.
— Большой объем бюджета университетов сейчас находится в проектной деятельности, важно уметь управлять ею грамотно.
Университет с высокой динамикой развития
ТюмГУ развивается очень быстро, здесь ценится лидерство и готовность сделать личный вклад, готовность к внешней экспертизе и поиске недостающих компетенций. Это огромный плюс при внедрении корпоративных систем управления проектами, потому что внутренняя среда готова к изменениям. ТюмГУ предстоит большая работа по внедрению системы управления проектами, но сама скорость внедрения тут в 2-3 раза быстрее обычной. ТюмГУ необходимо было обучить команду, разработать документацию по управлению проектами в университете, запустить работу управляющего совета, запустить сопровождение проектов со стороны проектного офиса, провести разработку концепций отдельных проектов.
Аудит
Академия управления WINbd провела аудит текущего состояния управления проектами, он прошел в формате диалога с руководителем каждого стратегического проекта, руководителем программы развития университета и руководителем проектного офиса. Также мы провели аудит единой технологической платформы, он прошел в формате диалога с заведующими лабораторий и научных направлений с непосредственным посещением лабораторий. В нем также участвовали руководители стратегических проектов, руководитель и сотрудники проектного офиса.

Вот некоторые из аспектов, которые мы оценивали во время аудита
— Стратегическое планирование, целеполагание стратегического проекта.
— Наличие кураторов проектов, функционал в оргструктуре.
— Наличие у руководителя проекта времени заниматься портфелем проектов.
— Управление коммуникациями и командой: собрания, коммуникация руководителей проектов для обмена опыта и синергии.
— Согласование в действиях руководства университета и директоров институтов: операционными проектами занимаются директора институтов и других структурных подразделений, новыми проектами занимаются проректора.
— Идентификация заинтересованных сторон и управление заинтересованными сторонами: особое внимание проектам и мероприятиям в рамках портфеля проектов.
— Управление качеством: отсутствие единой картины и мониторинга по проектам и подпроектам.
— Развитие команды: кадровый потенциал, система стимулирования.
— Управление содержанием: наличие границ проектов, понимание жизненного цикла проекта.
— Управление командой: повышение квалификации, ликвидация пробелов в теории управления проектами у руководителя проектов.
— Наличие локально-нормативных актов: положение о проектной деятельности, регламентов, инструкций.
— Наличие ИТ-система для планирования, сбора и хранения информации.
Воплощение дорожной карты
На основе аудита текущего состояния управления проектами в университете мы составили план для достижения целей, дорожную карту.

— Проектный офис университета совместно с Академией управления WINbd разработали локальные нормативные акты: положение о проектной деятельности в университете, положение об управляющем совете, шаблоны паспорта проекта, механизм инициации и мониторинга проектов.
— Команды проектов совместно с проектным офисом и экспертами WINbd заполнили паспорта проектов. Паспорта всех проектов были утверждены на заседании управляющего совета.
— Создан и функционирует на постоянной основе управляющий совет.
— Команды развивают проектную культуру.
Обучение
Мы провели обучение, чтобы подготовить команды университета к успешной реализации проектов: дать необходимую базу для управления проектами, сформировать общий понятийный язык, дать необходимый инструментарий управления проектами в университете.

— Курс "Подготовка к сертификации по стандартам IPMA" для ключевых сотрудников университета и руководителей проектов.
— Базовый тренинг по управлению проектами - для формирования единого информационного поля для участников проектных команд.
— Тренинг по управлению прорывными проектами.
— Проектная сессия «Управление и аудит прорывных проектов».
Результаты на текущий момент
Сейчас в университете появляется система управления проектами: очерчены границы проектов, появляется понятная ответственность, сформированы необходимые организационные структуры и роли. Мы исходим из позиции, что правильно выстроенные процессы предопределяют результат. Так и с управлением проектами, мы видим, что процессы выстроились, и это влияет на проекты: они начинают реализовываться более прозрачно, быстро и предсказуемо.
Изменение корпоративной культуры
В университете повышается уровень управленческой культуры, сотрудники учатся планировать, прогнозировать свою деятельность, предупреждать риски, понимают целостную картину организации, учитывают мнения заинтересованных сторон. Зачастую незаметно, но появляются и новые традиции и нормы поведения, даже те, кто не был готов к изменениям, начинают чувствовать себя уверенно, когда хорошо освоят новые инструменты.

Важно, что управление проектами позволяет мыслить в формате результата, более точно формулировать цели, способы достижения не только для привычных проектов (например, образовательных), но и для проектов новых для университетов типов : инновационных, предпринимательских, инженерных.
Сопровождение
Начиная с марта мы проводим еженедельные консультационные встречи по сопровождению проектного офиса ТюмГУ: обсуждаем задачи, текущую ситуацию, отвечаем на вопросы команд, стимулируем к дальнейшему развитию, обсуждаем возможные шаги.
Роль внешней экспертизы
Привлечение внешних экспертов экономит время и ресурсы университета и всех участников процесса. Академия управления WINd помогает формировать профессиональный стандарт управления проектами, обучить профессиональную команду и запустить процессы.

Правильно выстроенные процессы позволяют планировать и повышать эффективность: организация становится слаженным механизмом, где каждая служба движется согласно заданному ритму, а не хаотично подстраивается под отдельные проекты.
Продукт из статьи
Расскажите, какую задачу необходимо решить – мы предложим решение
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами, чтобы уточнить детали и подобрать программу.
Показать больше новостей