Зачем университету проектный офис

Проектный офис – это организационная структура для реализации проектов. Структура, которая может оперативно решать вопросы в горизонтальной плоскости, а не только через вертикальную иерархию организации, вовлекать заинтересованные стороны в процедуры принятия решений и их подготовку.

В идеале, проектный офис начинает свою работу по итогам формирования стратегии, когда понятен стратегический контур: цели, задачи, необходимый набор проектов для реализации стратегии, ресурсы или действия для их получения. Однако на практике крайне часто первой задачей проектного офиса становится разработка этого стратегического контура.

1. Проектный офис как временная структура для реализации отдельного проекта.
Такой проектный офис необходим для управления новым отдельным большим проектом и существует на время его реализации, обеспечивает межорганизационную коммуникацию. Например, запуск нового кампуса, открытие представительства в другой стране, межкафедральная и междисциплинарная разработка нового способа изготовления спутников.

В таком случае проектный офис как временная структура формируется для реализации новой деятельности, которая охватывает сразу несколько подразделений. В случае назначения одного подразделения главным за проект, возникает риск, что другие подразделения, участвующие в проекте, могут препятствовать его реализации или же просто не быть вовлеченными. Ситуация еще более усложняется, когда в проект должны быть вовлечены сторонние участники из других организаций: бизнес, власть, другие университеты. Отсюда возникает необходимость в новой организационной рамке, включающей несколько подразделений, которые будут в проекте уже единой командой. Люди находятся в своих функциональных штатных единицах, но при этом совмещают основную деятельность с проектными ролями.


2. Проектный офис как структура для развития проектной деятельности организации.
Такой проектный офис необходим, когда организация понимает, что одиночными проектами невозможно достичь поставленных целей и необходимо несколько портфелей проектов для серьезной трансформации. Зачастую в такой ситуации используется наименование «офис управления проектами». Офис управления проектами становится постоянно действующим подразделением и служит точкой сбора инициатив от сотрудников, расстановкой приоритетов, распределением ресурсов.

Офис управления проектами формирует Корпоративную систему управления проектами, которая функционирует по своим регламентам, использует свои мотивационные системы, создает культуру управления проектами, внедряет ИТ систему для мониторинга проектов.
В проектном офисе такого типа ведутся проекты находящиеся на разных стадиях жизненного цикла. Поэтому основными задачами проектного офиса как постоянной структуры - мониторить контрольные точки проектов, запускать новые проекты, внедрять результаты завершенных проектов в деятельность организации, держать фокус проектов на достижение результатов, позволяющих реализовать стратегические цели.

― Осуществлять методическое сопровождение, выстраивать понятные процессы.
― Являться площадкой для вовлечения внешних заинтересованных сторон и обсуждения различными группами вопросов развития проектов.
― Удерживать фокус внимания на проектах развития и стратегической деятельности.
― Осуществлять обучение людей, содействуя трансформации корпоративной культуры, ориентированной на результат.
― Внедрять ИТ систему для мониторинга портфелей проектов и своевременного принятия необходимых управленческих действий.

Проектный офис отдельного проекта – это не о должностях, а о ролях, наделенных определенным функционалом и ответственностью. По итогам проекта, сотрудники возвращаются на свои штатные позиции. Исключениями могут быть крупные долгосрочные проекты, где под проект создается отдельное подразделение, которое по окончанию проекта эксплуатирует результаты проекта в операционной деятельности.

В случае с офисом управления проектами, необходимо выделение штатных единиц для развертывания и функционирования офиса. Минимум два человека: руководитель и помощник. Проектные команды формируются без создания дополнительного штатного расписания. Они должны состоять из сотрудников разных отделов, что позволяет после завершения проекта, не думать о том, чем еще занять людей.

Управление проектами отличается от функциональной деятельности организации: неопределенность, риски, сжатые сроки, конкретные показатели. Для работы в проектном управлении у сотрудников должны быть дополнительные компетенции. Отсюда возникает необходимость в обучении сотрудников и трансформации их мышления.