Зачем университету проектный офис?

Расскажем, какие бывают проектные офисы, какие функции выполняют и какие дополнительные задачи решают в зависимости от текущих потребностей.
Что такое проектный офис?
Проектный офис – это организационная структура для реализации проектов; структура, которая может оперативно решать вопросы в горизонтальной плоскости, а не только через вертикальную иерархию организации, вовлекать заинтересованные стороны в процедуры принятия решений и их подготовку.

В идеале, проектный офис начинает свою работу по итогам формирования стратегии, когда понятен стратегический контур: цели, задачи, необходимый набор проектов для реализации стратегии, ресурсы или действия для их получения. Однако на практике крайне часто первой задачей проектного офиса становится разработка этого стратегического контура.
Какие бывают проектные офисы?
1. Проектный офис как временная структура для реализации отдельного проекта.
Такой проектный офис необходим для управления новым отдельным большим проектом и существует на время его реализации, обеспечивает межорганизационную коммуникацию. Например, запуск нового кампуса, открытие представительства в другой стране, межкафедральная и междисциплинарная разработка нового способа изготовления спутников.

В таком случае проектный офис как временная структура формируется для реализации новой деятельности, которая охватывает сразу несколько подразделений. В случае назначения одного подразделения главным за проект, возникает риск, что другие подразделения, участвующие в проекте, могут препятствовать его реализации или же просто не быть вовлеченными. Ситуация еще более усложняется, когда в проект должны быть вовлечены сторонние участники из других организаций: бизнес, власть, другие университеты. Отсюда возникает необходимость в новой организационной рамке, включающей несколько подразделений, которые будут в проекте уже единой командой. Люди находятся в своих функциональных штатных единицах, но при этом совмещают основную деятельность с проектными ролями.


2. Проектный офис как структура для развития проектной деятельности организации.
Такой проектный офис необходим, когда организация понимает, что одиночными проектами не возможно достичь поставленных целей и необходимо несколько портфелей проектов для серьезной трансформации. Зачастую в такой ситуации используется наименование «офис управления проектами». Офис управления проектами становится постоянно действующим подразделением и служит точкой сбора инициатив от сотрудников, расстановкой приоритетов, распределением ресурсов.

Офис управления прокетами формирует Корпоративную систему управления проектами, которая функционирует по своим регламентам, использует свои мотивационные системы, создает культуру управления проектами, внедряет ИТ систему для мониторинга проектов.
В проектном офисе такого типа ведутся проекты находящиеся на разных стадиях жизненного цикла. Поэтому основными задачами проектного офиса как постоянной структуры - мониторить контрольные точки проектов, запускать новые проекты, внедрять результаты завершенных проектов в деятельность организации, держать фокус проектов на достижение результатов, позволяющих реализовать стратегическии цели.
Для успешного достижения стратегических целей организации проектный офис должен:
― осуществлять методическое сопровождение, выстраивать понятные процессы;
― являться площадкой для вовлечения внешних заинтересованных сторон и обсуждения различными группами вопросов развития проектов;
― удерживать фокус внимания на проектах развития и стратегической деятельности;
― осуществлять обучение людей, содействуя трансформации корпоративной культуры, ориентированной на результат;
― внедрять ИТ систему для мониторинга портфелей проектов и своевременного принятия необходимых управленческих действий.
Какие должности вводить в проектный офис?
Проектный офис отдельного проекта – это не о должностях, а о ролях, наделенных определенным функционалом и ответственностью. По итогам проекта, сотрудники возвращаются на свои штатные позиции. Исключениями могут быть крупные долгосрочные проекты, где под проект создается отдельное подразделение, которое по окончанию проекта эксплуатирует результаты проекта в операционной деятельности.

В случае с офисом управления проектами, необходимо выделение штатных единиц для развертывания и функционирования офиса. Минимум два человека: руководитель и помощник. Проектные команды формируются без создания дополнительного штатного расписания. Они должны состоять из сотрудников разных отделов, что позволяет после завершения проекта, не думать о том, чем еще занять людей.

Управление проектами отличается от функциональной деятельности организации: неопределенность, риски, сжатые сроки, конкретные показатели. Для работы в проектном управлении у сотрудников должны быть дополнительные компетенции. Отсюда возникает необходимость в обучении сотрудников и трансформации их мышления.
Очень частая фраза от организаций: «но у нас уже есть проектный офис». Зачастую это номинально созданные структуры, которые распределяют и контролируют бюджеты. При этом регламенты не построены, компетенции у сотрудников не сформированы, методологии нет, ИТ системы для мониторинга и понимания реальной ситуации с ходом проектов нет, мотивационной системы участия в проектной деятельности также нет или она непрозрачна. В таком случае реализация проекта может быть успешной скорее за счет героизма одного человека, и, к сожалению, далеко не всегда, результат проекта будет интегрирован в организацию.
Типовые индикаторы, которые свидетельствуют о неэффективной работе проектного офиса:
1. Ошибочное понимание о наличии знаний и навыков в области современных инструментов управления проектами;
2. Неиспользование опыта коллег при запуске «типовых проектов»;
3. Отсутствие сформированных интеллектуальных активов из реализованных проектов;
4. Отсутствие навыков работы в логике формирования «ценности» для широкого круга заинтересованных сторон: абитуриенты, частный бизнес, фонды и другие;
5. Крайне низкая скорость принятия и реализации управленческих решений, в том числе, в связи с существующими нормативами;
6. Отсутствие достаточного количества профессиональных руководителей проектов, способных системно развернуть проектную деятельность для трансформации организации;
7. Отсутствие сбалансированных портфелей проектов для реализации стратегических целей университета.
Итого
В целом отдельный проектный офис является инструментом более гибким, чем структурное подразделение, имеющее свое место в иерархии. Он сфокусирован на успехе проектов. Проектный офис формирует дополнительную плоскость, которая позволяет оперативно и сообща обсуждать и принимать решения, нацеленные на реализацию выбранной стратегии.

Построение Корпоративной системы управления проектами (КСУП) – процесс более сложный, чем может показаться на первый взгляд, при прочтении стандарта по управлению проектами. Он подразумевает перестройку культуры и формата мышления от функционального к проектному, разработку и внедрение новых регламентов, новой системы мотивации, своей системы контроля, а также создания офиса управления проектами.

Стоит отметить, что хороший руководитель отдельного проекта - не равно человек, который может построить КСУП. Поэтому для успешного построения КСУП, минимизации издержек есть смысл обратиться к опытным специалистам для экономии времени и затраченных ресурсов.
Показать больше